Dalam pertanggung jawaban sebuah administrasi pengelolaan birokrasi di pemerintah, ketersediaan data data dan berkas yang terdokumentasi dengan baik sangat penting dan fundamental. Untuk itu dibutuhkan sistem manajemen penyimpanan arsip  pada setiap Satuan Organisasi Tata Kerja pemerintahan daerah.

Pun begitu dengan Pemerintah Daerah Kabupaten Pelalawan, Sejak berdirinya  Kabupaten in dari pemekaran Kabupaten Kampar 1999 silam, semua data data penting terkait negeri yang berjuluk seiya sekata ini berserakan di seluruh pelosok negeri, di kantor kantor pemerintah, di organisasi masyarakat, di perusahaan perusahaan maupun data data dokumen penting yang disimpan oleh masyarakat secara pribadi.

Selain masih sibuk membangun sistem pemerintahan dan menggalakkan pembangunan di segala bidang, alasan lainnya yang membuat pemerintah daerah tidak bisa segera bergerak melakukan pengumpulan dokumen dokumen penting tersebut karena adanya aturan yang hanya memperbolehkan pengumpulan data dan dokumen penting yang berumur 10 tahun atau lebih.

Kantor Arsip dan Perpustakaan  Kabupaten Pelalawan berdiri atas dasar Peraturan Daerah Nomor 09 tahun 2008 tentang susunan dan tata kerja satuan kerja perangkat daerah, merupakan instansi vertikal dari lembaga non Departemen yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Riau yang dikenal dengan Perpustakaan Soeman HS serta Perpustakaan Nasional sebagai amanat UU Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah.

Tersebab alasan itu pulalah, terhitung 12 Januarai 2009 Kantor Arsip dan Perputakaan Kabupaten Pelalawan mulai beroperasi. Satu persatu data data yang berhubungan dengan sejarah dan dokumen penting lainnya di Kabupaten Pelalawan diarsipkan.

Kemudian pada 10 Oktober 2009, atau sembilan bulan sejak berdiri kantor arsip dan perpustakaan itu, HT Ubaidillah di tunjuk oleh Bupati Pelalawan kala itu, H Rustam Effendi untuk mengomandoi kantor yang baru dibentuk itu, menggantikan Ir H.T Mukhtarudin M.Si.

Dibawah Kepemimpinan H.T Ubaidillah, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan terus berbenah, untuk memberikan pemahaman tentang pentingnya pengetahuan kearsipan kepada pegawai SKPD dalam mendukung pengumpulan data data, berkas dan dokumen penting yang tersimpan disuatu SKPD. Untuk itu Kantor Arsip secara bertahap berkelanjutan melakukan Bimbingan Teknis yang di tujukan kepada pegawai di setiap SKPD, kantor camat dan seluruh UPTD di setiap kecamatan.

Menurut Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan H.T Ubaidillah mengatakan bahwa Pemerintah daerah melalui instansi yang di pimpinnya itu menyadari bahwa dokumen dokumen penting yang tersebar di beberapa kantor dan perorangan menjadi bukti otentik dari sebuah pemerintahan daerah, untuk itu upaya mengumpulan dokumen tersebut dalam satu tempat menjadi keharusan yang segera dilakukan.

“Kita tidak dapat berjalan sendiri dalam upaya mengumpulkan dokumen penting negeri ini, baik berupa catatan sejarah maupun dokumen resmi birokrasi di instansi pemerintah, untuk itu butuh kerjasama semua pihak agar kita dapat menyatukan semua dokumen penting dalam satu tempat di kantor Arsip. Salah satu upaya yang kita lakukan dengan melakukan bimbingan teknis kepada beberapa pegawai disetiap SKPD terkait kearsipan dokumen penting Kabupaten Pelalawan,” jelas H.T Ubaidillah

Dengan adanya Bimtek, para pegawai SKPD yang di latih tersebut akan melakukan penginventarisir dokumen dokumen yang dinilai layak dan patut untuk di arsipkan sebagai dokumen resmi Pemerintah Daerah.

“Pegawai SKPD yang di tunjuk itu setelh diinvetarisir kemudian mengubungi pihak kita untuk menjmput dokumen itu,” lanjutnya

Diakui Ubai, kendala yang dihadapi terkait pengumpulan dokumen dokumen di kantor SKPD, belum adanya sinergi yang mumpuni dari pimpinan satker dengan Kantor Arsip dan Pustaka Kabupaten Pelalawan, kerap kali sering terjadi salah persepsi terkait pengumpulan data penting di kantor mereka.

Salah satunya dengan memilih  beberapa pegawai  untuk mengikuti Bimtek sedangkan untuk mengarsipkan dokumen di kantor Satker tersebut ditunjuk pegawai yang berbeda dari pegawai yang mengikuti bimtek. Belum lagi masalah kepindahan pimpinan satker ke kantor lain yang membawa dokumennya tanpa ada peninggalan di kantor lama.

“Kendala yang kita hadapi selama ini, orang yang mengikuti bimtek bukanlah orang yang di tugaskan untuk mengarsipkan dokumen penting di salah satu kantor di lingkungan Pemkab Pelalawan, jadi tidak sinkron. Ditambah lagi belum adanya kebijakan pimpinan satker untuk menginstruksikan kepada pegawainya untuk serius dan sungguh sungguh mengakuisisi dokumen yang dibutuhkan untuk diarsipkan,” tegasnya

Tak kalah pentingnya, sosialisasi kepada masyarakat yang ada di kecamatan kecamatan dan desa desa  juga dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan agar informasi untuk menggugah kesadaran masyarakat yang memiliki dokumen penting yang berkaitan dengan sejarah negeri ini dengan suka rela menyerahkan kepada kantor arsip.

“Sosialisasi sudah kita lakukan di enam kecamatan diantaranya Kecamatan Pangkalan Kerinci, Pangkalan Kuras, Teluk Meranti, Bunut, Langgam dan Kecamatan Pelalawan, sisanya insya Allah kita tuntaskan tahun 2016,” janjinya

Dalam tugasnya mengarsipkan dokumen resmi, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan tetap mengacu pada aturan yang berlaku berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang merupakan suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan keterangan simpan, apakah arsip tersebut permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

“Jadi acuan nya adalah JRA itu. Jadwal retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian. Dengan dasar penilaian yang bertujuan terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya arsip apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa yang akan datang kearsipan sebagaimana termuat pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971,” ungkapnya

Diterangkan Ubai, Jadwal Retensi Arsip dibagi atas empat nilai guna, yang pertama nilai guna administrasi yang berhubungan dengan tanggung jawab kedinasan, surat tugas dan ijin dan sebagainya, yang kedua nilai guna Hukum yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan, surat keputusan, instrksi dan surat perintah, ketiga nilai guna fiskal berhubungan dengan tanggung jawab keuangan, kwitansi dan bukti pengiriman, sedangkan nilai guna yang terakhir berkaitan dengan ilmiah yang berkaitan dengan tanggung jawab intelektual, prestasi budaya dan inovasi.

“Kita bukan sekedar mengumpulkan dokumen saja, ada standar standar yang kita nilai, standar ini memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan, dengan demikian dapat di pisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan, JRA ini juga memperlancar kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya,” imbuhnya

Agar terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip, sambung Ubai, guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan pertanggungjawaban maupun pembuktian. Berdasarkan JRA tadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan terus menggali sumber informasi dan berkoordinasi dengan berbagai pihak agar dokumen dokumen penting dapat berada di temat yang benar.

“Kalau dokumen tentang sejarah sudah berada di satu temat, jika masyarakat membutuhkan untuk menulis buku maupun melakukan penelitian bisa mendapatkannya di kantor arsip, fungsinya untuk mempermudah pelayanan kepada masyarakat,” tandasnya

Sejauh ini ada beberapa bukti sejarah dan dokumen penting yang telah di kumpulkan Bidang ekarsipan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Pelalawan diantaranya Al Qur’an yang terbuat dari daun lontar ratusan tahun, surat keterangan kelakuan baik yang dikeluarkan dimasa kerajaan Pelalawan, serta silsilah dan poto keluarga kerajaan.

“Dokumen yang kita kumpulkan itu ada yang berupa dokumen asli, ada juga berbentuk repro atau hasil photo ulang, ada juga berbenuk grafik, semuamnya menjadi kesatuan arsip yang memiliki nilai tinggi,” bebernya

Tak hanya hal hal yang berhubungan dengan kearsipan saja yang menjadi tanggung jawab dan tugas yang diemban oleh instansi yang berada di bawah kepemimpinan Ubaidillah ini, miningkakan minat baca masyarakat di Kabupaten Pelalawan juga menjadi cita citanya di penghujung karirnya sebagai pelayan masyarakat.

Kecintaan saudara kandung dari Budayawan Riau, Tenas Effendi ini terhadap buku memang tak perlu diragukan lagi, setiap waktu senggangnya selalu disempatkan nya untuk membaca buku. Ini lah yang memotivasinya untuk meningkatkan minat baca masyarakat utamanya generasi muda Kabupaten Pelalawan.

Sesuai Visi dari perpustakaan Daerah untuk mencerdaskan masyarakat melalui perpustakaan, juga sinkron dengan program Pemerintah daerah saat ini dengan Pelalawan Cerdas.

“Kita mendukung program Pelalawan Cerdas dengan mengaktifkan dan pelayanan Pustakan Daerah, pustakan desa dan Pustaka Keliling (Pusling), tujuan kita sama mempersiapkan generasi yang siap bersaing di era globalisasi, menyambut Masyarakat Ekonomi Asia (MEA), kita mendukungnya melalui penyediaan buku buku dan meningkatkan kualitas pelayanan di pustaka daerah ini,” ujarnya

Dimasa awal berdirinya, Pustaka Daerah hanya bermodalkan empat ribuan buku bacaan, meski demikian tak membuat T Ubaidillah patah arang, berbagai upaya dilakukan, baik menggandeng pihak swasta maupun masyarakat untuk memberikan bantuan hibah buku bacaan, maupun memperjuangkan pengajuan anggaran penambahan buku bacaan baru setiap tahunnya di Pemda dan DPRD Pelalawan.

“Alhamdulillah saat ini kita sudah memiliki 45 ribuan buku bacaan yang tersedia di perpustakaan daerah dan di 45 perpustakaan desa,” tandasnya seraya mengatakan pihaknya juga menjalin kerjasama dengan Perpustakaan Singapura yang juga telah menhibahkan buku untuk Pustaka Kabupaten Pelalawan.

Dalam segi pelayanan, dengan adanya mobil operasional Pustaka Keliling (Pusling), saban Senin sampai Kamis, petugas Perpustakaan Daerah mengagendakan kunjungan nya ke sekolah sekolah dan desa desa di Kabupaten Pelalawan, ini dimaksudkan mempermudah akses bagi masyarakat dan anak anak sekolah mendapatkan sumber sumber bacaan yang bermanfaat.

“Untuk Pusling, sudah ada jadwalnya rutinnya. Peningkatan pelayanan juga kita tujukan kepada pustaka sekolah dan pustaka desa, bagi perpustakaan desa maupun sekolah yang aktif mereka bisa meminjam buku bacaan dalam jumlah besar, sehingga stok buku di desa dan sekolah bukan itu itu aja, namun memiliki referensi bacaan yang banyak,” tuturnya

Untuk rencana kedepan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan sudah mengusulkan untuk pembangunan gedung baru yang refrenstatif. Tahun 2015 ini sudah masuk ke penyusunan rencana bangunan, di rencanakan pada anggaran 2016 nanti, Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah sudah dapat di bangun.

“Jika sudah ada kantor yang refresentatif nantinya, Arsip dan Perpustakaan berada dalam satu gedung, itu juga akan mempermudah masyarakat mengakses pelayanan kearsipan dan perpustakaan dalam waktu yang sama, kalau sekarang kan terpisah, Perpustakaan di eks kediaman Bupati di jalan Laintas Timur, sedangkan kantor Arsip di komplek Bhakti Praja,” katanya

Dalam rentang waktu enam tahun membesarkan Perpustakaan umum, Perpustakaan Nasional diam diam rupanya memantau kemajuan perpustakaan milik Pemkab Pelalawan ini, dari 12 Perpustakaan yang di kelola oleh 12 Pemerintah Daerah, Perpustakaan Daerah Kabupaten Pelalawan masuk dalam nominasi untuk diberikan akreditasi bersama Perpustkaan Kabupaten Siak dan dan Inhu.

“ Kalau dilihat dari segi gedung Perpustakaan, Siak dan Inhu jauh lebih baik, tapi kita optimis meraih akreditasi dari Pustaka Nasional itu karena pelayanan kita jauh lebih baik,insya Allah,” tegas H.T Ubaidillah optimis (Apon)